Как автоматически составлять и рассылать протоколы и резюме встреч?

Встречи онлайн сейчас проводят многие компании. Это позволяет оптимизировать рабочий процесс, сделать его продуктивным и гибким. Во время них обсуждается множество важных вопросов, которые нуждаются в тщательном протоколировании. Что это такое, какие способы сохранить тезисы собрания есть и какие из них наиболее эффективны?

Протоколирование и резюмирование онлайн собрания

Протокол и резюме собрания — часть рабочего процесса. Они позволяют зафиксировать все важные вопросы, которые поднимались в ходе обсуждения. Краткая версия встречи, с основными темами, тезисами называется резюме. Протокол, в свою очередь, это более официальный документ, подробная хронология прошедшего события.

Резюме составляют по итогу сразу после прошедшего события, чтобы обозначить среди сотрудников самые важные вопросы и пути дальнейшего их решения. Протокол, в свою очередь, направляется работникам в качестве итогового документа, в котором отражены итоги встречи. Он не является обязательным, но иногда бывает очень нужен. Выступает в качестве справочного материала и источника данных для каждого участника, способствует гарантии, что важные сведения не будут забыты.

Ручное протоколирование

Вести записи вручную — это всегда непросто. Человек, который отвечает за точную запись обсуждений и решений, которые принимают во время встречи, называется хронометрист. Всегда присутствует человеческий фактор, как и всегда есть риск, что хронометрист ошибется в записях, пропустит что-то важное. Полномочиями хронометриста может быть наделен любой сотрудник.

Не все с радостью относятся к таким должностным обязанностям. Протоколирование отнимает очень много времени, требует предельной концентрации и погружения в обсуждения. Учитывая все эти факторы многие будут рады делегировать такую задачу действительно безупречному специалисту или подобрать адекватное решение, способное избавить от необходимости вести записи вручную.

Автоматическое протоколирование собраний

Решение, которое не отнимает время и, в то же время, обеспечивает высокую точность существует. Чтобы обеспечить свою компанию протоколированием каждой, даже самой небольшой встречи, достаточно зарегистрироваться на платформе FollowUP. Это уникальный способ сохранять данные с аккаунтов Zoom, Google Meets, Microsoft Teams, без потери важной информации.

После регистрации и подключения пакета услуг система автоматически генерирует резюме созвона в течение 15 минут после его завершения. В нем содержится краткий пересказ всех тем или обсуждаемых вопросов, достигнутые договоренности, решения по обсуждаемым вопросам с указанием ответственных за исполнение. Также в личном кабинете пользователя хранится история проведенных собраний с указанием даты, списка вопросов, участников и их полная текстовая расшифровка.

ООО «ФОЛЛОУАП» ОГРН 1237700036364