Прибыльность предприятия зависит от его эффективности. А эффективность определяется тем, насколько быстро и полно сотрудники решают поставленные перед ними задачи. Для этого со стороны руководителя необходим контроль, в первую очередь – контроль рабочего времени.
Методы учета рабочего времени предполагают использование специализированных инструментов. Однако вне зависимости от инструмента, который вы намерены внедрить, необходимо четко представлять себе, что такое режим работы предприятия и как ведется учет текущего рабочего времени в масштабах «сотрудник», «отдел», «компания».
Режимы работы предприятия
Режим работы определяет продолжительность рабочего дня сотрудников. В графике отображается количество трудовых часов (за неделю или другой период), момент начала рабочего дня и момент его завершения, плюс перерывы и их продолжительность (например, обеденный перерыв 1 час). Учет часов квалифицированной работы также включает соотношение и принцип чередования рабочих и нерабочих дней.
Каким бывает режим труда для сотрудников:
- — Нормированный график. Стандартный режим 5/2 по 8 часов в день и по 40 часов в неделю. Труд только в дневное время.
- — Ненормированный график. Труд в любое время суток без четких временных рамок. Но тоже не больше 40 часов в неделю.
- — Сменный график. Рабочие бригады меняются через равные интервалы (как правило, от 6 до 24 часов).
- — Свободный график. Результат – выполненная задача, а сколько времени сотрудник на нее потратит – он решает сам.
Только когда руководитель точно знает, в каком режиме трудятся его специалисты, он может осуществлять за ними контроль. Оптимально делать это с помощью программных средств (о них поговорим ниже).
Как учитывают рабочее время работников
Учет отработанного специалистом времени можно вести разными путями. Сегодня компании чаще всего отказываются от традиционных методик в пользу современных технологичных решений. Как минимум, это тайм-трекеры с вариативным уровнем детализации рабочего дня.
Различают следующие виды учета рабочего времени:
- 1. Поденный. Отработанные часы фиксируются в программе по завершении рабочего дня. Это самый распространенный вариант, позволяющий легко детализировать каждый день.
- 2. Понедельный. Ежедневные отчеты либо вообще не формируются, либо не имеют приоритета. Основу контроля составляют графики, фиксирующие отработку часов в течение недели.
- 3. Суммированный. Приоритетный отчет формируется за определенный период времени (месяц, квартал, полгода). Обычно ориентиром служит дедлайн по крупной задаче.
Перечисленные виды учета текущего рабочего времени существуют на уровне концепций. Воплощаются они, как мы уже сказали, конкретными программными решениями. Тайм-трекеры и таск-трекеры дают самое общее представление о том, что специалист делал за рабочим ПК. Поэтому всё больше компаний выбирает комплексный софт. Причем вне зависимости от вида использования рабочего времени, который выступает отчетным приоритетом для данной компании.
Примером софта для поденного учета рабочего времени может служить Bitcop. Он фиксирует отработанное время, детализирует продуктивность сотрудника, формирует структуру и хронометраж дня, отображает все приложения и сайты, с которыми работал специалист. Может блокировать нежелательные ресурсы, отправлять оповещения руководителю. Есть функция кейлоггера, программа делает скриншоты экрана и работает в невидимом режиме. Конечно, это далеко не все возможности Bitcop и его аналогов. Но перечисленных достаточно, чтобы сформировать представление о том, как ведут учет времени работы сотрудников успешные предприятия.
Информационно-аналитическое агентство «УралБизнесКонсалтинг» 2000-2021