На днях пожаловались коллеги: на организованное ими мероприятие пришли 3 журналиста из ожидавшихся 20. «Что мы сделали не так?» — спрашивали они. Ведь, кажется, всё подготовили — арендовали помещение, спикеров привели, приглашения разослали, а пресса мероприятие, по сути, проигнорировала. Эта история, говоря откровенно достаточно типичная, подвигла меня, основываясь на собственном опыте, сформулировать правила организации успешных мероприятий для прессы.
Прежде всего, нужно правильно выбрать время и место. С местом всё достаточно просто — это должна быть достойная, оборудованная площадка, расположенная не на окраине города (если обратное не обусловлено тематикой вашего мероприятия). Наиболее простым решением будет использовать для встречи с прессой один из нескольких работающих в Екатеринбурге пресс-центров известных изданий. Достойной альтернативой могут стать подготовленные конференц-залы бизнес-центров или отелей. Не меньшее внимание следует уделить дате и времени проведения пресс-конференции. Прежде чем ее анонсировать, хорошо бы изучить информационную повестку того дня, на который вы планируете мероприятие. Вполне может статься, что вы будете вынуждены конкурировать с назначенной на то же время пресс-конференцией губернатора. Предпочтения акул пера будут явно не в вашу пользу.
Во-вторых, требуется правильно сформулировать тему и содержание. В основе многих неудачных пресс-конференций лежит желание организаторов напрямую, в лоб рассказать о своих продуктах, услугах, достижениях. Такой подход не встречает понимания у журналистов — им не интересно писать о ваших выдающихся успехах или уникальных качествах нового продукта. Они им попросту не кажутся таковыми. Используя такой прямолинейный подход, вы рискуете увидеть пустой зал или, что тоже вполне вероятно, зал, заполненный не журналистами, а менеджерами по продаже рекламы. Для того чтобы действительно заинтересовать журналистов, необходимо очень серьезно подойти к формулированию повестки — подать свою тему в более широком и интересном контексте. Журналисты очень любят цифры и факты, поэтому не рассказывайте им, что ваш продукт самый лучший, а докажите это — приведите корректные данные по рынку в целом, объясните, как ваше новшество на него влияет и как его изменит. Если сделать это, результат превзойдет ваши самые смелые ожидания.
Третий важный момент — это форма приглашения. Часто ли вы сами реагируете на приглашения, полученные в формате массовой рассылки? Если вы хотите, чтобы издание откликнулось, сделайте приглашение, во-первых, адресным, во-вторых — оригинальным, а не формальным, заинтересуйте им получателя. И никогда не пренебрегайте обратной связью — потрудитесь, как минимум, за день обзвонить всех журналистов, которых вы приглашали, и узнать, собираются ли они на вашу пресс-конференцию.
В-четвертых, подготовьте к пресс-конференции своих спикеров. Ключевой целью пресс-конференции являются публикации в прессе по ее итогам, поэтому, даже если вы собрали полный зал журналистов, позаботьтесь о том, чтобы им было интересно на мероприятии — обеспечьте их качественными раздаточными материалами, создайте комфортные условия для работы и проведите подготовку участников. Как показывает практика, прирожденные ораторы, способные свободно и интересно говорить на различные темы, встречаются редко. Поэтому не лишним будет убедиться, что ваши спикеры знакомы с содержанием своих презентаций (известны случаи, когда они видели их впервые непосредственно в момент выступления). Нужно быть уверенным, что герои владеют темой, готовы содержательно раскрыть ее, а также способны ответить на дополнительные, порой весьма каверзные, вопросы.
И, наконец, никогда не забывайте, что журналисты — это не инструмент реализации ваших PR-стратегий, а живые люди, которые ценят человеческое отношение и внимание.
Информационно-аналитическое агентство «УралБизнесКонсалтинг» 2000-2021